O recurso SUBTOTAL do Excel é uma ferramenta muito interessante quando precisamos, a partir de uma lista, gerar quebras a cada mudança de elemento efetuando subtotalização com alguma função matemática ou estatística.
Exemplificaremos neste artigo utilizando como modelo uma lista onde uma determinada empresa controla seus recebimentos, e desejamos saber o valor médio recebido de cada cliente.
Vemos abaixo a nossa tabela de recebimentos. A imagem mostra até a linha 30, porém, a tabela possui certa de 135 registros. Desejamos então organizar esta lista para que:
- Apresente os registros por ordem de cliente e, dentro de um mesmo cliente, em ordem decrescente de valor
- Toda vez que mudar o cliente, inserir uma linha com a média de seus pagamentos.
O primeiro passo então será classificar a nossa lista. Entrem em DADOS / CLASSIFICAR e ordenem conforme demonstramos abaixo:
Lista ordenada. Já temos condições para dar o próximo passo, que será a geração dos subtotais.
Observem que a leitura da tela abaixo está assim: A CADA ALTERAÇÃO EM "NOME", CALCULE A "MÉDIA" DO CAMPO "VALOR". Podemos alterar os elementos marcados em vermelho. Clicar em OK.
Após o OK, podemos ver que a tabela foi completamente modificada. O Excel efetuou a análise da lista, identificou as quebras (mudanças) dos NOMES, efetuou o agrupamento dos dados e inseriu uma linha para receber o resultado solicitado na tela de Subtotal. Vejam abaixo também que agora a nossa planilha recebeu Botões de Nível, canto superior esquerdo da tela. Abaixo demonstramos a tela no nível 3.
Clicamos no botão de nível 2, tela abaixo:
Clicamos no botão de nível 1, tela abaixo:
Os subtotais podem ser removidos a qualquer instante acessando DADOS / SUBTOTAIS e, em seguida, REMOVER TODOS.
Pronto! Exercício realizado.
Só para lembrar: se você quiser criar subtotais com base em outra coluna, FORMA DE PAGAMENTO, por exemplo, basta classificar antes por essa coluna, e repetir o procedimento utilizando a forma como coluna base da subtotalização.
No artigo "Excel: Você conhece o Agrupamento de Dados?" você poderá encontrar informações sobre o modo como o Excel efetuou o agrupamento dos registros.
Para fazer o download do modelo utilizado, CLIQUE AQUI.
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Agosto/2014
GILBERTO GOMES
ExcelLine - Office World
